In veel van de onderzoeken van het Adviescollege ICT-Toetsing (AcICT) gaat het om het vervangen van een bestaand ICT-systeem door een nieuw te ontwikkelen of te verwerven systeem. Een bestaand ICT-systeem is vaak ontwikkeld in vele iteraties over langere tijd en er zijn processen, aangrenzende systemen en mensen van afhankelijk. Daarom is vervanging vaak een complex en risicovol traject. We hebben een aantal algemene lessen, die bijdragen aan succesvolle vernieuwing van ICT-systemen, gehaald uit onze meest recente onderzoeken. Onze handreiking over Legacy gaat hier breder op in.
3 tips voor beheerste vervanging van ICT-systemen
1. Werk stapsgewijs
Om vervanging van een ICT-systeem beheersbaar te houden, is het belangrijk een stappenplan te maken met een heldere, beperkte scope. Voer, bijvoorbeeld, geen vernieuwingen door tegelijk met de vervanging. En weeg zorgvuldig af welke deelsystemen in welke volgorde vervangen kunnen worden en welke technische verbeteringen dat oplevert. Het is daarbij belangrijk dat elke stap meerwaarde voor de gebruikers oplevert. Stel ook steeds het stappenplan bij op basis van nieuwe inzichten.
2. Betrek gebruikers bij elke stap
Geef gebruikers een centrale rol, vooral bij het prioriteren van de stappen en bij het voorbereiden van de ingebruikname van het vervangende ICT-systeem. Wat is de impact voor hen? Hoeveel tijd kost het overzetten van gegevens? Wat verandert er in hun werkwijzen? En, hoe snel krijgen ze nieuwe functionaliteiten? Door gebruikers goed te informeren, te betrekken bij oplossingen en vroeg te laten testen, verzamel je een schat aan informatie en zorg je voor een snelle en zachte landing van het nieuwe systeem.
3. Houd het bestaande systeem gezond totdat de vervanging rond is
Vervangingsprojecten kosten tijd en het resultaat is niet altijd zeker. Daarom is het belangrijk om het oude systeem in de tussentijd gezond te houden. Verwaarlozing kan namelijk leiden tot dermate grote tijdsdruk dat het vervangingstraject niet meer zorgvuldig uitgevoerd wordt en met gebreken wordt opgeleverd. Regulier, technisch onderhoud van het oude systeem is dan ook noodzakelijk zolang dit in gebruik blijft. En functionele verbeteringen moeten soms in zowel het bestaande als in het nieuwe systeem worden doorgevoerd omdat ze niet kunnen wachten tot het nieuwe ICT-systeem klaar is.
Tot slot, voorkomen is natuurlijk beter dan genezen. Grootschalige vervangingsprojecten zijn soms veroorzaakt door onvoldoende voortvarend beheer, onderhoud en doorontwikkeling van systemen. Dit kan komen door een gebrek aan managementaandacht, te weinig budget voor onderhoud en beheer, besluiteloosheid over noodzakelijke verbeterslagen, onduidelijk eigenaarschap of afwezigheid van een langetermijnvisie en bijbehorende ontwikkelagenda. Als deze onderliggende oorzaken niet worden onderkend en aangepakt, dan raakt het vervangende systeem na verloop van tijd in dezelfde situatie. De levensverwachting van het nieuwe systeem kan enorm verlengd worden door deze onderliggende oorzaken te onderkennen en weg te nemen.
Deze algemene lessen voor vervanging van bestaande systemen komen uit:
- Advies programma nieuwbouw BIG
- Advies vervanging applicatielandschap WRB
- Advies multikanaal ontvangen
- Advies nieuw Geneesmiddelen Beoordeling Systeem (GBS)
- Advies vernieuwing ICT CIZ
Inzicht uit onderzoek
AcICTonderzoekt grote ICT-activiteiten van de rijksoverheid. Sinds de oprichting in 2015 hebben we meer dan 130 onderzoeken uitgevoerd. De onderzoeksrapporten zijn openbaar en worden aangeboden aan de bewindspersoon verantwoordelijk voor de onderzochte ICT-activiteit of aan de Eerste of Tweede Kamer.
In deze serie ‘Inzicht uit Onderzoek’ delen we de algemene lessen die we halen uit al die onderzoeken. Ze komen wellicht soms over als een open deur, maar juist op dit soort zaken zien we ICT-activiteiten vertragen of zelfs mislukken. Het grote voordeel van een open deur is dat je hem doorgaans vrij simpel dicht kunt doen.