Samenvatting advies
De politie wil de ICT-ondersteuning van de bedrijfsvoering vernieuwen. Dat is nodig omdat de bedrijfsvoering nu nog door een lappendeken van losse applicaties wordt ondersteund. Daarbij zijn werkprocessen niet uniform ingericht en beschikt de politie over onvoldoende stuurinformatie. Goede ondersteuning van de bedrijfsvoering is ook essentieel voor de kwaliteit van de kernactiviteiten (handhaving, opsporing en noodhulp).
Met het project Financieel Management Systeem (FMS+) beoogt de politie een centrale SAP-oplossing te implementeren voor de financiële administratie, inkoop, projectmanagement, logistiek en middelenbeheer. Hiermee wil de politie de kwaliteit en efficiëntie van de financiële bedrijfsvoering op deze gebieden verbeteren.
Het Adviescollege ICT-Toetsing (AcICT) heeft dit project onderzocht op verzoek van de Minister van Justitie en Veiligheid.
Conclusie: politie ligt niet op koers om geïntegreerde financiële bedrijfsvoering succesvol te realiseren
Wij vinden het goed dat de politie het applicatielandschap en de processen in het financiële, inkoop- en logistieke domein wil verbeteren, ook gezien het belang van de bedrijfsvoering voor het primaire proces. De complexiteit van de beoogde SAP-implementatie met bijbehorende procesaanpassingen stelt hoge eisen aan de aanpak en de organisatie. Wij constateren dat de politie nog niet aan deze eisen voldoet en daardoor niet op koers ligt om een geïntegreerde financiële bedrijfsvoering succesvol te realiseren. Dit komt doordat:
- De voorwaarden voor succesvolle implementatiefase niet zijn ingevuld. Hierdoor komt de ingebruikname van het omvangrijke plateau 1 op 1 januari 2027 in gevaar.
- De kwaliteit van de SaaS-dienstverlening onvoldoende is gegarandeerd.
- De voorbereiding op het beheer tekort schiet.
Advies: vul op korte termijn voorwaarden in om slaagkans SAP-implementatie te vergroten
Gezien het belang van de verbetering die FMS+ moet realiseren, is uitstel van de invoering onwenselijk. Daarom is het belangrijk dat FMS+ op korte termijn de voorwaarden invult om de slaagkans van de SAP-implementatie te vergroten:
- Maak de invoering per 1 januari 2027 haalbaar met een kleinere scope.
- Stuur actief op de kwaliteit van de SAP-oplossing.
- Zorg voor een goede voorbereiding op het beheer.