Samenvatting advies

Dienst Uitvoering Onderwijsinstellingen (DUO) keert jaarlijks ongeveer 40 miljard euro uit voor de bekostiging van onderwijsinstellingen. DUO maakt daarvoor gebruik van een applicatielandschap. Het project Doorontwikkelen Applicatielandschap Bekostigen (DAB) werkte sinds 2019 aan de vernieuwing van dit landschap met als doel het garanderen van de continuïteit van de dienstverlening en het realiseren van een toekomstbestendig, flexibel en simpel IT-landschap.

Het opleveren van vernieuwde onderdelen van het applicatielandschap ging langzamer en tegen hogere kosten dan gepland. DUO heeft daarom eind 2023 aangegeven het project te pauzeren en een heroriëntatie uit te voeren.

Het Adviescollege ICT-toetsing onderzocht deze heroriëntatie op DAB op verzoek van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Conclusie: De aanpak is fors verbeterd maar nog kwetsbaar in de uitvoering
De belangrijkste conclusie uit ons onderzoek is dat de heroriëntatie een fors verbeterde aanpak heeft opgeleverd die leidt tot een beter beheersbaar traject. We zien dat DUO onze tussentijdse adviezen heeft opgepakt. De succesvolle uitvoering van deze aanpak is echter nog niet van zelfsprekend:

  • De beheersing van de realisatie staat onder druk doordat nieuwe werkwijze nog moet worden ingebed. DUO is nog erg afhankelijk van externen voor ondersteuning op bijvoorbeeld deadlines. Ook ontbreken cruciale aspecten voor goede risicobeheersing.
  • De onderhoudbaarheid van het toekomstige landschap staat onder druk door een tekortschietend architectuurproces. Er is te weinig zicht op de werking van het landschap als geheel en de kwaliteit van architectuurproducten is te afhankelijk van individuele architecten. Nut en noodzaak van eisen en de impact hiervan op de architectuur, ontwikkeling en beheer worden onvoldoende afgewogen. Hierdoor zijn al twee keuzes gemaakt voor een complexere oplossing dan strikt noodzakelijk: het ontwikkelen van een eigen codegenerator en de gekozen toepassing voor zaakgericht werken bij document- en archiefbeheer.

Advies: Ga door op de ingeslagen weg om de bekostiging van onderwijsinstellingen duurzaam te ondersteunen

  • Blijf sturen op de verbeterde uitvoering van de nieuwe aanpak. Bemens sleutelposities waar nu externen zitten met deskundige en kritische interne medewerkers. Verbeter de risicobeheersing voor beter inzicht in en sturing op de actuele risico’s.
  • Verbeter het architectuurproces door elkaar te bevragen op eisen en oplossingen. Beslis wat de simpelste oplossing is en wat mogelijke groeipaden zijn. Discussieer op inhoud over architectuurkeuzes en weeg daarbij de impact van eisen af. Ontwikkel geen eigen generator en versimpel de gekozen oplossing voor het document- en archiefbeheer.

De reactie op dit advies volgt nog.