Toetsproces

Een BIT-toets kan het beste worden gestart als het programmaplan of het projectplan van een project in concept klaar is. Het doel van het project is bepaald, maar er is nog geen definitief besluit over de start van het project. Ook is de aanbesteding van het project nog niet begonnen. Om de duur van een BIT-toets zo kort mogelijk te houden, kan de voorbereiding ervan al eerder beginnen. Het is daarom belangrijk dat ministeries op tijd laten weten welke projecten er worden gepland.

Er zijn vier toetsstappen. Per project kunnen zowel over de stappen, als over de doorlooptijd nadere afspraken worden gemaakt. Het Adviescollege toetst op basis van een toetskader.

Toelichting toetsproces

A. Voorbereiden toets

Een toets kan starten op verzoek van een bewindspersoon, op verzoek van de Eerste of Tweede Kamer of op eigen initiatief van het Adviescollege. Om een toets te starten heeft het Adviescollege het complete dossier van het ICT-project nodig. Daarna volgen er gesprekken met de CIO (Chief Information Officer) van het betreffende organisatieonderdeel, en met de opdrachtgever en de projectmanager van het project. Het Adviescollege stelt vast om welk type project het gaat en welke expertise er nodig is om het project te kunnen beoordelen. Vervolgens wordt het toetsteam gevormd en wordt er een globale planning voor de toets gemaakt.

B. Uitvoeren toets

Om de toets uit te voeren, vraagt het Adviescollege eventueel om aanvullende documenten. Op basis van alle documenten en interviews met betrokkenen, worden de eerste bevindingen opgemaakt. Vervolgens worden de risico’s van de bevindingen ingeschat. De belangrijkste risico’s worden verder uitgewerkt. Waar nodig wordt daarbij aanvullende informatie opgevraagd. Eventueel vinden sessies met deskundigen plaats.

C. Opstellen concept BIT-advies

Het Adviescollege formuleert aanbevelingen in een concept BIT-advies en biedt dit de verantwoordelijke bewindspersoon aan voor hoor en wederhoor.

D. Opstellen definitief BIT-advies

Op basis van het conceptadvies en de reactie van de verantwoordelijke bewindspersoon stelt het Adviescollege het definitieve BIT-advies op. De verantwoordelijk bewindspersoon ontvangt het definitieve advies en stuurt dit met een bestuurlijke reactie binnen vier weken naar de Tweede Kamer. Als het advies van het Adviescollege niet of niet geheel wordt opgevolgd, bespreekt de bewindspersoon het advies vóór verzending aan de Tweede Kamer eerst in de Ministerraad. Het instellingsbesluit biedt het Adviescollege de mogelijkheid om via een naschrift te reageren op de bestuurlijke reactie op een BIT-advies.  Het Adviescollege publiceert het definitieve BIT-advies op de website.