Terugblik op symposium Adviescollege ICT-toetsing 9 november 2023
Digitaal vaardig beleid realiseer je samen
De impact van informatie- en communicatietechnologie op de uitvoering van beleid en wetgeving is groot. Van geboorteaangiftes tot tolheffing, van ondersteunen noodhulpdienstverlening tot dijkbewaking: alles wordt door een uitgebreid netwerk van ICT-systemen mogelijk gemaakt. Het blijkt in de praktijk lastig om de (on)mogelijkheden van ICT in een vroeg stadium van wet- en regelgeving mee te nemen. De vraag die tijdens het tweede symposium van het Adviescollege ICT-toetsing centraal stond was dan ook: hoe komen we tot digitaal vaardig beleid?
Sterke waakhond die met een liefdevolle blik meekijkt
Het symposium werd geopend met een speech van demissionair staatssecretaris van Koninkrijksrelaties en Digitalisering Alexandra van Huffelen. Zij ziet dat de adviezen van het Adviescollege vaak worden opgevolgd. Wel zijn de rode draden uit adviezen steeds dezelfde; het wordt tijd om meer van de adviezen en van elkaar te leren om valkuilen bij volgende projecten te vermijden. Om de aandacht vast te houden hoopt Van Huffelen dat de commissie Digitale Zaken blijft bestaan én dat er in het volgend kabinet een minister voor Digitale Zaken wordt benoemd. Er moet meer aandacht komen voor de invulling van het CIO-stelsel en beter geluisterd worden naar beleidsmakers en uitvoeringsorganisaties.
De staatssecretaris sloot haar toespraak af met een boodschap voor het Adviescollege. Ga door met het werk dat jullie doen, denk meer mee over de implementatie van adviezen en ga adviseren over beheer en onderhoud, legacy en life cycle management. Zorg dat er voldoende aandacht is voor de relatie tussen onze publieke waarden en de gekozen ICT-oplossing. Wees de “sterke waakhond die met een liefdevolle blik meekijkt”.
Het publiek had veel vragen aan de staatssecretaris, bijvoorbeeld hoe we kunnen voorkomen dat we te veel tegelijkertijd en te snel willen uitvoeren. De staatssecretaris antwoordde daarop dat men soms niet goed beseft hoe complex het is. Er moet geluisterd worden naar de mensen die kunnen aangeven wat wel en niet kan, en uitvoeringstoetsen moeten serieus genomen worden.
Paneldiscussie: Maak ICT simpeler, met de uitvoering als uitgangspunt
Vier prominente sprekers gaven vervolgens hun perspectief op het thema van het symposium. Dagvoorzitter Arie van Deursen modereerde vervolgens het gesprek tussen hen en de deelnemers van het symposium.
Over burgers in plaats van voor burgers
Albert Jan Kruiter sprak over zijn ervaringen als actieonderzoeker bij het Instituut van Publieke waarden. Met een aantal prikkelende maar ongemakkelijke voorbeelden liet hij zien dat de uitvoering van regelingen en de ondersteunende ICT de afgelopen jaren in het teken hebben gestaan van efficiency. Hierdoor zijn burgers die hulp nodig hebben in een spreekwoordelijke eiersnijder terecht gekomen. Iedere organisatie richt zich op slechts een klein deel van de problematiek van een burger, niemand kijkt meer naar de samenhang en wat een burger écht helpt. Burgers ervaren veel bemoeienis maar voelen zich niet geholpen, terwijl de kosten van de organisaties hoog oplopen. Er moet, aldus Albert Jan, meer geredeneerd worden vanuit maatschappelijke waarde in plaats vanuit efficiency.
Vereenvoudig de uitvoering gezamenlijk
Simon Sibma is sinds april 2018 voorzitter van de Raad van Bestuur van de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Hij reflecteerde op de belofte van de jaren negentig dat al het beleid gedigitaliseerd kan worden. De verwachting toen was dat excellente digitale dienstverlening bezuinigingen op contact met burgers mogelijk maakt, zoals de introductie van de belastingtelefoon waardoor balies gesloten konden worden. Dat heeft ertoe geleid dat er veel is gedigitaliseerd, maar dat het ook voor alle betrokkenen heel ingewikkeld is geworden. Burgers begrijpen de (elektronische) formulieren niet of weten niet meer waar ze terecht kunnen. Beheer en onderhoud worden steeds complexer, evenals het doorvoeren van aangepast of nieuw beleid in de huidige systemen. Naast goed beheer en onderhoud is het daarom belangrijk om aandacht te geven aan het blijven moderniseren van ICT, werkprocessen te vereenvoudigen, te werken aan standaarden en kaders binnen en over organisaties heen, en duidelijk af te spreken aan de voorkant wanneer een regeling ingaat maar ook wanneer iets stopt. Als je zo gezamenlijk in staat bent de uitvoering te vereenvoudigen, levert dat geld op om burgers of bedrijven die het nodig hebben te helpen.
Meer acteren vanuit uitvoeringsmogelijkheden
Christa Klijn, programma-directeur-generaal Werk aan Uitvoering, gaf twee voorbeelden van een digitaliseringsaanpak binnen SZW: financiering kinderopvang en proactieve dienstverlening. Voor een herdefinitie van de financiering van de kinderopvang is de ‘greenfield’ werkwijze toegepast: ontwerpen met alle belanghebbenden om tafel alsof alles nog open is, in een vroegtijdig stadium van beleid. Het resultaat is een concept stelselontwerp dat niet alleen voldoet aan de kaders en richtlijnen vanuit de Tweede Kamer, maar ook eenvoudiger is voor de uitvoeringsorganisaties en burgers. Volgens Christa Klijn zou het gewoon moeten worden om meer vanuit de uitvoeringspraktijk voorstellen te ontwikkelen. Ook gaf zij een voorbeeld van proactieve dienstverlening. In dit concept maakt de uitvoeringsorganisatie gebruik van de informatie die ze al heeft en biedt op basis daarvan hulp aan, bijvoorbeeld door vroegtijdige signalering van betalingsachterstanden. De burger hoeft dus niet zelf initiatief te nemen of een aanvraag te doen. Helaas is een dergelijke aanpak nog niet wettelijk geborgd. Christa Klijn stelt voor de afweging tussen privacy en proactieve dienstverlening opnieuw te maken, en dan niet alleen met het oog op fraudebestrijding.
IT is niet neutraal
Oud Tweede Kamer lid Renske Leijten staat voor democratisering van IT-beleid en zuiver digitaal beleid. Ze benadrukte dat niet alles wat digitaal uitgevoerd kan worden ook digitaal uitgevoerd moet worden. Doe wat je offline niet doet ook niet online, en maak beleid vóór mensen en niet over mensen. Stel altijd de hoofdvraag waarom je een proces digitaliseert en zorg dat het resultaatvoldoende transparant en eenvoudig bruikbaar is. Het zou mooi zijn als het AcICT zo doende in de toekomst overbodig wordt. In de discussie bracht Renske Leijten in dat Kamerleden erg afhankelijk zijn van de informatie die zij ontvangen, in het bijzonder over de uitvoerbaarheid van hun voorstellen. Haar voorstel is Kamerleden en ambtenaren meer in contact met elkaar te brengen, zodat ze het eerder kunnen hebben over de geest van de wet en de aard van de uitvoeringsproblemen die kunnen ontstaan.
Parallelsessies: Leer van ervaringen
In twee parallelsessies discussieerden de deelnemers over hoe digitaal vaardig beleid invulling zou moeten krijgen.
Wet open overheid (WOO) en Platform voor Open OverheidsInformatie (PLOOI)
Tweede Kamerlid Joost Sneller en ICT-onderzoeksmanager Marijke van der Zijden van AcICT spraken over de nieuwe Wet Open Overheid (WOO) en de gekozen ICT-oplossing. De WOO was een initiatief van de Tweede Kamer om ervoor te zorgen dat de overheid transparanter wordt door relevante documenten aan burgers beschikbaar te stellen. Elke overheidsorganisatie zou dat moeten doen via een centraal register, PLOOI. Het onderzoek door AcICT leidde echter tot de conclusie dat de gekozen ICT-oplossing niet zou gaan werken en steeds duurder werd door gebrek aan standaardisatie van de uitwisseling met de verschillende overheidsorganisaties.
Na de toelichting discussieerden de deelnemers in de zaal met elkaar in kleine groepjes, gemodereerd door Jasmijn Mioch. Als belangrijkste punten kwamen naar voren:
Neem niet zomaar aan dat begrippen voor betrokkenen dezelfde betekenis hebben
Zorg ervoor dat het (ICT-)projectteam niet zelf kernbegrippen als “centraal” en “register” definieert, maar ga met elkaar na wat de Kamer bedoelt en wat men eigenlijk wil bereiken. Het ging de Kamer niet om één landelijke ICT-oplossing, maar om inzicht in de beschikbaarheid van overheidsdocumentatie en gemakkelijke toegang daartoe voor alle burgers.
Zet de oplossingsrichting niet vast
Ga er niet zomaar van uit dat een bestaande oplossing, die voor een ander doel is ontwikkeld, ook voor iets nieuws kan worden ingezet. Het ideaalbeeld van de Kamer raakte te snel buiten beeld en werd verdrongen door één oplossingsrichting die zelfs in de Memorie van Toelichting is vastgelegd. Besteed in de uitvoeringstoets meer aandacht aan verschillende alternatieven om de wens van de Kamer te honoreren.
Blijf in gesprek over de bedoeling
Bedenk dat het politieke wetgevingsproces, inclusief alle moties en amendementen, buitengewoon “messy” is. Het kost veel tijd, veel tussenstapjes en veel onderlinge afstemming voordat een wet wordt aangenomen. Houd daar als uitvoerder en ICT-er rekening mee door meer ruimte te houden voor een werkbare oplossing en blijf vragen stellen.
Instituut voor Publieke Waarden
Actieonderzoeker Albert Jan Kruiter ging dieper in op het werk van het Instituut voor Publieke Waarden. Het instituut heeft in de afgelopen jaren meer dan 3000 burgers geholpen om hun problematische situatie te doorbreken. Daardoor hebben zij veel inzicht gekregen in waar en hoe de bureaucratie vastloopt:
Hoe meer hulp, hoe complexer de problematiek
Wetgeving is steeds complexer geworden en overzicht ontbreekt. Organisaties zijn erg bureaucratisch en individualistisch. Voor 80% van de burgers werken de wetten goed, maar voor een klein deel niet. Deze mensen gebruiken veel voorzieningen en de complexiteit is groot. Hoe meer organisaties aan de deur komen, hoe groter de problemen worden. Ze zijn niet meer gebaat bij de hulp, het werkt tegen ze.
Maak sociale voorzieningen toegankelijker
Bij het combineren van data bleek er een correlatie te zijn tussen schulden en zorgkosten. Na zes maanden in de schulden stijgen de zorgkosten met ongeveer 40%. Bijzondere bijstand en betaalbaar wonen zijn veel moeilijker toegankelijk dan de zorg terwijl zorg een veel duurdere voorziening is Een deel van deze zorgkosten kan voorkomen worden door het toegankelijker maken van sociale voorzieningen.
Legitiem maatwerk
Veel huishoudens hebben dezelfde combinatie van drie of meer problemen en actieonderzoekers zijn gemiddeld 30 uur bezig per huishouden om tot een oplossing te komen. Er zijn zes “giftige cocktails” gedefinieerd. Om sneller hulp te bieden en hulp in de toekomst zelfs overbodig te maken, heeft het Instituut een tool ontwikkeld die inzicht geeft in wetten en regels. Deze tool kan binnen vier uur tot een oplossing komen. Er loopt nu een pilot waarbij burgers zelf de tool kunnen gebruiken, terwijl een actieonderzoeker als coach meekijkt. Het doel is om zo de informatiepositie van de burger te verbeteren en om via bestaande wet- en regelgeving tot maatwerk te komen.
Het symposium sloten we muzikaal af met een op maat gemaakt lied door Barbara Breedijk.
De foto's zijn gemaakt door fotograaf Robin Utrecht.