Het BIT komt bij toetsen vaak tegen dat ICT-investeringsbeslissingen niet of nauwelijks met feiten zijn onderbouwd. In deze publicatie gaat het BIT in op de besluitvorming bij het vervangen van bestaande systemen.
In ruim 40% van de BIT-toetsen tot 2018 blijkt dat een besluit voor vervanging van bestaande systemen wordt genomen op basis van indicatieve beelden
Wat ziet het BIT (te) vaak bij toetsen?
Stel: er komt een patiënt bij de dokter die zegt: ‘Met mijn arm gaat het helemaal niet goed. Niks doet het meer. Hij moet eraf!’ De dokter pakt een zaag en zaagt snel de arm van de patiënt. ‘Zo dat is opgelost’. Klinkt niet als een leuke mop en al helemaal niet als een professionele dokter. Toch blijkt bij ruim 40% van de ‘operaties’ (lees: ICT-projecten) die het BIT tot 2018 heeft onderzocht dat dit wel de manier is waarop er met vervanging of verbetering van systemen wordt omgegaan. Er wordt niet gekeken naar hoe goed of ‘gezond’ een systeem is.
Bij alle gevestigde organisaties - en dus alle overheidsorganisaties - is een groot aantal bestaande systemen aanwezig. Vaak werken deze systemen al vele jaren - of zelfs decennia - stabiel en zijn ze belangrijk voor de uitvoering van de primaire processen. Functionaliteit is in de loop van de jaren stukje bij beetje toegevoegd. Meestal als gevolg van benodigde uitbreidingen of veranderingen in werkwijzen. De systemen zijn dan ook vaak omvangrijk en in veel gevallen verweven met andere systemen. Door die omvang of verwevenheid is vernieuwen vaak niet eenvoudig. Bovendien is kennis over de systemen niet altijd meer beschikbaar in de organisatie.
Het is dan ook belangrijk om zo’n vernieuwing of verbetering zo klein mogelijk te houden op basis van feitelijk inzicht in het bestaande systeem. Wordt een systeem zonder voldoende feitelijke onderbouwing vervangen? Dan is het risico groot dat systemen met weinig problemen - die dus eigenlijk nog heel gezond zijn - worden vervangen. En dat terwijl problematische systemen niet worden aangepakt. Vervangingsoperaties kunnen zelfs zo onnodig groot worden gemaakt dat het een grote kans op falen geeft. Want 1 ding weten we inmiddels zeker: de kans op falen neemt toe als de omvang van het nieuw te ontwikkelen systeem groter wordt:
Makkelijk gezegd, maar welk feitelijk inzicht is nodig over systemen?
Baseer vervangingsbesluiten en een aanpak daarvoor op feitelijk inzicht in de huidige systemen. De ervaring leert dat het verkrijgen van dit inzicht niet kostbaar of tijdrovend is, maar juist leidt tot het kunnen nemen van doelmatige maatregelen. Dit soort maatregelen zijn vaak (veel) goedkoper en hebben een veel lager risicoprofiel dan volledige vervangingen.
Wat is feitelijk inzicht? De exacte vragen verschillen per situatie en zijn niet op voorhand volledig op te sommen. Het gaat erom dat er een reëel beeld van de ‘gezondheid’ van een systeem ontstaat, gebaseerd op feiten en vrij van meningen. Het verkrijgen van inzicht vergt onderzoek waarbij gebruik wordt gemaakt van gegevens die beschikbaar zijn over het systeem. Deze gegevens zijn vaak ruimschoots voor handen, maar worden zelden gebruikt. Zoals:
- reconstructies uit de software broncode
- de bijbehorende administraties
- een demonstratie van het systeem
- over de tijd gemaakte systeemdocumentatie.
Interpretaties en conclusies worden dan gebaseerd op kwantitatief en kwalitatief feitenmateriaal om vragen te beantwoorden zoals:
- Het gedrag van het systeem in de praktijk: hoe snel worden productieverstoringen opgelost? En gaat dit oplossen in 1 keer goed of zijn meerdere pogingen nodig? En als het te lang duurt, bij welke problemen is dat dan het geval? Dit kan worden gebaseerd op trendanalyses van beschikbaarheid, verstoringenadministraties en logbestanden.
- De veranderbaarheid van het systeem: kunnen wijzigingen op voorspelbare wijze worden doorgevoerd? Bevat het systeem delen die moeilijk te wijzigen zijn? Deze analyses kunnen worden gebaseerd op frequenties en doorlooptijden van wijzigingen, planningen en gerealiseerde uren, de aanwezigheid van eventuele ongewenste na-ijl effecten en de versiebeheeradministraties van de broncode.
- De beschikbaarheid van voldoende kennis in de organisatie: hoeveel mensen werken aan dit systeem? En blijft deze kennis beschikbaar? Zijn er zogenaamde ‘kenniseilanden’? Kunnen we die oplossen met gerichte opleidingen? Gebaseerd op de aanwezigheid van engineers in versiebeheeradministraties voor broncode en de actualiteit en compleetheid van systeemdocumentatie.
- Het voldoende vervullen van de huidige systeemfunctie: deze analyse kan worden gebaseerd op inzicht in de huidige werkwijze, het aantal workarounds dat nodig is, op interviews, een systeemdemonstratie.
Analyses zoals deze leveren een goede diagnose op om vervolgens een stapsgewijze aanpak te bedenken. En dan kan best wel eens blijken dat het systeem jarenlang verwaarloosd is door achterstallig beheer. En of een nieuw systeem dat probleem oplost? Wij denken van niet. Of zoals 1 van de bekendste CIO’s ter wereld, Paul Strassman, het in 1995 verwoordt:
'For an enterprise with a large accumulation of legacy systems there are no technical strategies other than evolutionary migration strategies'
'For an enterprise with a large accumulation of legacy systems - which includes all established organizations - there are no technical strategies other than evolutionary migration strategies. Defining the path of such migration requires placing limited objectives along the way. The managerial skill in coming up with such a plan and then making it happen will be the ultimate test which only superior information management teams will pass. [..] Whoever accepts that conservation of software assets is now the key to all information politics will end up as a leader.'