Publicatie07-04-2026

De slimme aanpak voor pakketsoftware

In veel van de adviezen van het Adviescollege ICT-Toetsing (AcICT) is de inzet van pakketsoftware een terugkerend thema. Pakketsoftware is kant-en-klare, commercieel verkrijgbare software die breed en snel inzetbaar is. Hoewel de uitvoering van wet- en regelgeving bij overheidsorganisaties vaak specifieke eisen stelt, kán pakketsoftware een passende keuze zijn. Voorwaarde hiervoor is wel dat de onderliggende processen grotendeels generiek zijn en aansluiten bij gangbare functionaliteit in de markt.

Pakketsoftware heeft een aantal voordelen, zoals snellere implementatie, lagere ontwikkelkosten en beter onderhoud door de leverancier. Maar, er zijn ook valkuilen. Leveranciers prijzen soms iets aan als een standaardpakket, terwijl er toch veel configuratie en maatwerk nodig is. Daarnaast bestaat het gevaar dat afnemers van pakketsoftware zaken als beveiliging en beschikbaarheid op de lange termijn uit het oog verliezen. Uit de adviezen van AcICT zijn lessen te trekken die bijdragen aan verantwoorde inzet van pakketsoftware.

💡Maak vooraf een businesscase. Een transparante vergelijking van scenario’s in de businesscase helpt je bij het maken van de keuze voor pakketsoftware of maatwerk. Toets vervolgens bij elke stap van de uitwerking of het gekozen scenario nog aansluit bij de doelstellingen uit de businesscase. Lees meer over het opstellen en monitoren van de businesscase in onze handreiking businesscases – bezint eer ge begint.

1.     Selecteer het pakket op basis van duidelijke eisen

Voordat je een pakket kiest, moet duidelijk zijn aan welke functionele en niet-functionele eisen dit moet voldoen. Welke van die eisen zijn hard en aan welke wil of kun je concessies doen? Zo kun je misschien wel je werkprocessen aanpassen aan de pakketsoftware. Maar, concessies zijn wellicht niet gewenst als het vooral gaat om het niveau van beveiliging, performance en beschikbaarheid. Wel kun je flexibel zijn in de manier waarop dat niveau bereikt wordt.

Maak inzichtelijk wat de kosten, baten, relevante gebruikservaringen, leverancierskenmerken en benodigde inspanning voor configuratie en integratie zijn van verschillende pakketten. Dit helpt bij het maken van de uiteindelijke keuze. Laat je bij deze afweging niet verblinden door wat de leverancier belooft. Kijk kritisch naar wat er nodig is om het pakket goed in te zetten voor jouw organisatie.

💡Kies alleen een pakket dat al succesvol door veel andere (vergelijkbare) organisaties gebruikt wordt. De kans is dan groter dat het pakket volwassen genoeg en stabiel is.

2.     Beperk maatwerk tot een absoluut minimum

Zet een pakket in zoals het is bedoeld. Pakketsoftware is ontworpen rondom bepaalde processen en gebruikspatronen. Wanneer je een pakket op een andere manier gaat inzetten, moet de impact daarvan grondig worden onderzocht en de haalbaarheid vooraf worden vastgesteld.

Maatwerk is niet altijd te voorkomen, maar beperk dit tot aanpassingen die nodig zijn voor koppelingen met andere systemen. Dit maatwerk voor de integratie is complex. Er moet een ontwerp gemaakt worden, een goed team inclusief architect en projectmanager samengesteld worden, de voortgang moet goed in de gaten gehouden worden en het maatwerk moet getest en onderhouden worden.

Maatwerk in het pakket zelf is sterk af te raden, zeker als dit voor rekening is van de opdrachtgever. Als er toch iets in het pakket aangepast moet worden, kan je een verzoek tot wijziging indienen bij de leverancier zodat dit verwerkt wordt in de productontwikkeling van het standaardpakket. Eventuele tegenvallers die ontstaan door beperkingen van het pakket of tijdens de implementatie los je op door een herontwerp te maken waarbij ook aanpassingen aan werkprocessen overwogen moeten worden.

3. Rol het pakket stapsgewijs en gecontroleerd uit

Faseer de uitrol zodat het pakket zo snel mogelijk in productie kan, waarna integraties stapsgewijs en gecontroleerd worden toegevoegd. Bouw vaste beslismomenten in als go/no-go’s en acceptaties van deelproducten. Neem het pakket gecontroleerd en veilig in productie door mogelijkheden voor schaduwdraaien en (geautomatiseerde) ketentesten in te zetten.

Gebruik hierbij de kennis in de organisatie optimaal door een multidisciplinair projectteam samen te stellen dat wordt geleid door een ervaren projectmanager. Zorg ervoor dat in dit team alle benodigde expertise aanwezig is voor de inrichting van pakketsoftware, voor veranderingen in processen en organisatie én voor de benodigde architectuurkaders.

4.     Voer actief regie op de leveranciers

Het inzetten van pakketsoftware mag niet betekenen dat de regie uit handen wordt gegeven. Het is van belang dat de organisatie grip houdt op de inzet van pakketsoftware en verantwoordelijk blijft voor de kwaliteit van haar dienstverlening. Maak dus goede afspraken en stuur leveranciers actief aan. Die afspraken gaan, bijvoorbeeld, over verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de dienstverlening, continuïteit, informatiebeveiliging inclusief processen en procedures voor incident-, change- en releasemanagement en opleverdocumentatie. Controleer of de afspraken met directe leveranciers ook gedekt worden door afspraken die zij maken met hun toeleveranciers.

5.     Reduceer de afhankelijkheid van je leverancier zoveel mogelijk

Beperk de afhankelijkheid van een leverancier door vooraf na te denken over een mogelijke beëindiging van de samenwerking; werk daartoe een exitstrategie uit. Verwerk hierin niet alleen een ‘exit’ van de data, maar ook reële alternatieve toepassingen waarin de data kunnen landen en functionaliteit kan worden voortgezet.

Tot slot, bij de overstap van zelfgebouwde software naar een standaardpakket is het verleidelijk om vast te houden aan je vertrouwde manier van werken zoals die door je eigen software werd ondersteund. Maar onthoud: werkprocessen kunnen, waar mogelijk, worden aangepast aan het standaardpakket en niet andersom.

Deze algemene lessen voor het gebruik van pakketsoftware komen uit:

In de volgende editie duiken we in thema 4: Beheer en Onderhoud.

Inzicht uit onderzoek

Het Adviescollege ICT-Toetsing (AcICT) onderzoekt grote ICT-activiteiten van de rijksoverheid. Sinds de oprichting in 2015 heeft AcICT 150 onderzoeken uitgevoerd. De onderzoeksrapporten zijn openbaar en worden aangeboden aan de verantwoordelijke bewindspersoon of aan de Eerste of Tweede Kamer.

De algemene lessen die AcICT trekt uit de onderzochte projecten en ontwikkelingen zijn relevant voor iedereen die te maken heeft met ICT. Daarom delen we ze in deze thematische serie: “Inzicht uit onderzoek”.