Sourcing omvat fundamentele keuzes over het organiseren, verwerven en aansturen van ICT-producten en -diensten, die grote impact hebben op het verloop en de slaagkans van het project. Het is daarom van belang dat sourcingkeuzes zorgvuldig zijn onderbouwd, dat er passende contract- en samenwerkingsafspraken worden gemaakt en dat effectieve regievoering is ingericht.

Toetsaspecten voor dit risicogebied

  1. De keuze voor inbesteding, uitbesteding of een hybride vorm is herleidbaar en objectief onderbouwd. Alternatieven zijn onderzocht en op basis van vooraf vastgestelde beoordelingscriteria met elkaar vergeleken. De afweging is herleidbaar en gebaseerd op actuele en verifieerbare informatie. Het is inzichtelijk welke factoren, aannames en randvoorwaarden zijn meegewogen en hoe deze hebben bijgedragen aan de uiteindelijke keuze.
  2. Bij een uitbesteding is er een balans in de risico’s tussen de opdrachtgever en marktpartij(en). Afspraken over welke partij welk risico draagt worden zo gemaakt en vastgelegd dat de partij die het risico het best kan beheersen het risico ook draagt.
  3. In een uitbesteding wordt expliciet rekening gehouden met risico’s op het gebied van strategische digitale veiligheid. Wanneer gevoelige en/of zeer vertrouwelijke informatie wordt verwerkt, wordt expliciet aandacht besteed aan mogelijke ondermijning van datasoevereiniteit en databeveiliging door buitenlandse regelgeving. Dit vertaalt zich in eisen ten aanzien van het omgaan met data, infrastructuur en beheer. Eisen die aan de leverancier worden gesteld dienen verifieerbaar door te werken in de volledige toeleveringsketen. 
  4. De aanbestedingsstrategie is in lijn met de sourcingstrategie en regelgeving. De gekozen  aanbestedingsstrategie is in overeenstemming met onder meer de gemaakte keuzes ten aanzien van in- of uitbesteding, aansturing, regievoering en samenwerking. 
  5. De aanbestedingsstrategie verkleint het risico van ongewenste afhankelijkheid van marktpartijen. De strategie biedt voldoende mogelijkheden om indien nodig te reageren op de dynamiek van de ICT-markt en beleidskaders. Bij het bepalen van de scope van de opdracht is bijvoorbeeld rekening gehouden met de omvang en complexiteit van het perceel en met afhankelijkheden van andere percelen. Ook worden waarborgen ingebouwd voor het tijdig signaleren van risico’s rond continuïteit, zeggenschap en concentratie van marktmacht in de hele toeleveringsketen en/of vanuit breder overheidsperspectief.
  6. Voor de beëindiging van of wijziging in een uitbesteding is een passende en uitvoerbare exitstrategie uitgewerkt. Een exitstrategie geeft concreet handelingsperspectief om tijdig te kunnen reageren op ongewenste marktontwikkelingen, risico’s rondom strategische digitale veiligheid, en wijzigingen in regelgeving of beleid. Duidelijk is hoe gegevens, kennis, middelen en dienstverlening kunnen worden overgedragen bij beëindiging van een overeenkomst, overstap naar een andere leverancier of terugname van de dienstverlening.
  7. De gekozen aanbestedingsstrategie is afgestemd op de omvang en complexiteit van de opdracht, en op de volwassenheid van de organisatie. De verschillende aanbestedingsprocedures bieden meer of minder mogelijkheden voor interactie met de potentiële leveranciers. Meer interactie kan wenselijk zijn als er voor de uitvoering van de opdracht nog onduidelijkheden moeten worden weggenomen, maar vraagt wel om een bepaalde volwassenheid van de organisatie.
  8. De aanbestedingsstrategie geeft duidelijke kaders voor een transitie- en beheerfase. Er is een globale planning die een transitie- en beheerfase inzichtelijk maakt. Het kan verstandig zijn om de transitie te starten met een verificatiefase waarin de geselecteerde leverancier aantoont de geoffreerde dienstverlening ook daadwerkelijk te kunnen leveren.
  9. De voorgenomen aanbesteding is vooraf in de markt getoetst. De belangrijkste aanbestedings-documenten en de beoogde aanbestedingsprocedure zijn vooraf in de markt getoetst (bijvoorbeeld met een marktconsultatie). De relevante resultaten van deze toetsing zijn in de aanbesteding verwerkt.
  10. Gunningscriteria zijn expliciet en balanceren kwaliteit, prijs en doorlooptijd. De gunningscriteria zijn zodanig geformuleerd dat deze concreet, eenduidig en objectief uitlegbaar zijn.
  11. Contractafspraken bieden een helder samenwerkingskader en bevorderen dat marktpartijen belang hebben bij het opleveren van projectresultaten conform de gemaakte afspraken. De gehanteerde contractvoorwaarden zijn consistent, toegankelijk en bieden duidelijkheid over de verdeling van taken, rollen en risico’s. Om nakoming door leveranciers te bevorderen is bijvoorbeeld de betaling zoveel mogelijk gekoppeld aan de door de opdrachtgever geaccepteerde resultaten.
  12. De gekozen aanbestedingsstrategie sluit aan bij de beschikbare regiecapaciteit en het volwassenheidsniveau van de organisatie om de samenwerking met de marktpartij(en) vorm te geven. De organisatie heeft voldoende kennis in huis om regie te voeren op de werkzaamheden van de marktpartij en de naleving van het contract te monitoren. Om kennisopbouw te waarborgen zijn de relevante competenties vroegtijdig betrokken bij het aanbestedingsproces. Er zijn reguliere overlegmomenten gepland waarin betrokken partijen in een zakelijke en coöperatieve sfeer de gemaakte afspraken evalueren. Prestatieafspraken kunnen bijvoorbeeld worden gekoppeld aan een bonus-/malusregeling. Er is eveneens voorzien in escalatie tot op stuurgroepniveau en in een exit-scenario.

Meer informatie

Internationale standaarden

  • Geen

Rijksstandaarden en methodieken

Interessante publicaties/artikelen