Het Adviescollege ICT-toetsing hanteert een toetskader om de belangrijkste risico’s van projecten te inventariseren.
Doelstelling toetskader
Het toetskader biedt een leidraad bij de uitvoering van het onderzoeksproces. Daarnaast geeft het toetskader ondersteuning aan opdrachtgevers, project- en programmaorganisaties, en CIO-offices binnen het Rijk om de risico’s van projecten beter te beheersen en daarmee hun slaagkans te vergroten.
Toepassing toetskader
Het toetskader bevat risicogebieden die in een onderzoeksproces aan de orde kunnen komen. Gedurende de uitvoering van een onderzoek gebruikt een team het toetskader om de belangrijkste risico’s te inventariseren.
Ieder risicogebied bevat een aantal toetsaspecten. Deze zijn geformuleerd als richtinggevende principes en niet als specifieke normen, zodat ze toepasbaar zijn op het brede scala aan projecten, programma’s en verandertrajecten. De wijze waarop de toetsaspecten inhoudelijk worden getoetst en gewogen is afhankelijk van de specifieke situatie. Dit kan bijvoorbeeld de projectfase, de gekozen ontwikkelmethodiek, de context of het ICT-domein zijn.
Beheer toetskader
Het Adviescollege herijkt het toetskader periodiek. Daarbij worden nieuwe inzichten, feedback en andere suggesties verwerkt. De actuele versie van het toetskader is de versie 'december 2021'.
Het toetskader wordt op termijn uitgebreid met risicogebieden en toetsaspecten die in een onderzoeksproces naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het onderhoud en beheer van informatiesystemen aan de orde kunnen komen.
Leeswijzer
Dit toetskader bevat 9 risicogebieden. Ieder risicogebied begint met een korte beschrijving van de relevantie, gevolgd door een uitwerking van de toetsaspecten, met een eventuele toelichting. Voor wie méér wil lezen over de toetsaspecten, is in elk risicogebied een aantal links en documenten opgenomen. Deze verwijzen naar internationale standaarden, rijksbrede beleid- en kwaliteitskaders, en interessante publicaties.
De businesscase beschrijft nut en noodzaak om het project te starten, en geeft inzicht in de omvang van de investering, de baten die deze oplevert en de randvoorwaarden. De businesscase onderbouwt de gemaakte keuzes, analyses en besluiten om met het project te starten. Ook na de start blijft een geactualiseerde businesscase van belang om te toetsen of het project op de goede weg is en om, indien nodig, bij te sturen.
De opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor het slagen van het project en heeft daarmee een belangrijke invloed. Zo is de opdrachtgever verantwoordelijk voor de samenstelling van de projectleiding, het beschikbaar stellen van voldoende budget en (bij)sturing op het project. Ook is een passende inrichting van de (project)organisatie van belang. Zo is het van belang dat de bemensing van het project en de inrichting van de kwaliteitsborging passen bij de omvang en complexiteit van het project.
ICT-projecten kennen in de regel veel risico’s en afhankelijkheden en betrokken partijen die de slaagkans van het project negatief kunnen beïnvloeden. Het is dan ook zaak dat het project actueel inzicht heeft in de belangen van partijen, risico’s en afhankelijkheden, en zorgt dat deze zo goed mogelijk worden beheerst.
De ICT-oplossing moet passen bij de gewenste werkprocessen binnen een organisatie of keten. Het is dan ook belangrijk dat de uitwerking van de werkprocessen een integraal onderdeel uitmaakt van, en bij voorkeur leidend is, in de aanpak. Betrokkenheid van eindgebruikers is daarbij een essentiële voorwaarde.
De scope van het project bepaalt voor een groot deel het risicoprofiel. In de regel hebben projecten met een grotere scope een hogere kans op falen. Daarom is het belangrijk om projecten zo klein mogelijk te houden, zowel bij de start als tijdens de uitvoering.
De eisen, architectuur en gekozen technologie vormen het inhoudelijk fundament van de ICT-oplossing die het project realiseert. Verkeerde keuzes ten aanzien van het fundament hebben grote invloed op de slaagkans van het project. Het is daarom van belang dat het fundament van goede kwaliteit is en dat hier weloverwogen (ontwerp)keuzes aan ten grondslag liggen.
De aanpak van de realisatie heeft een grote invloed op de slaagkans van het project. De keuzes van het realisatieproces bepalen namelijk in grote mate de productiviteit en daarmee de voortgang. Daarbij hoort een onderbouwde planning met ruimte voor tegenvallers.
In een aanbesteding worden fundamentele keuzes en (financiële) afspraken met marktpartij(en) gemaakt, die grote impact hebben op het verloop en de slaagkans van het project. Het is daarom van belang dat er een weloverwogen aanbestedingsstrategie is opgesteld, heldere contractafspraken worden gemaakt en passende stuurmiddelen zijn ingericht.
Voor het slagen van het project is het belangrijk dat er voldoende aandacht is voor de ingebruikname en het beheer van de ICT-oplossing. De relevante organisatie-onderdelen moeten tijdig worden betrokken om de kans op verrassingen te minimaliseren.
